Implementación de servicios digitales y la mejora del proceso de la gestión documental en el Ministerio de Educación del Perú

Abstract

El Ministerio de Educación (MINEDU) es el órgano rector de las políticas educativas nacionales y ejerce su rectoría a través de una coordinación y articulación intergubernamental con los Gobiernos Regionales y Locales, propiciando mecanismos de diálogo y participación. El MINEDU, tiene como objetivo generar y promocionar oportunidades educativas de excelente calidad, asimismo garantizar que estudiantes e instituciones educativas logren aprendizajes adecuados y de gran calidad. Para ello se apoya de sus distintas direcciones, unidades y oficinas, entre ellas la Oficina de Tecnologías de la información, la cual se encarga de brindar el soporte correctivo y evolutivo de los diferentes sistemas de información, así como el desarrollo de nuevos sistemas de información. Entre ellos se encuentra el sistema de gestión documental, el cual se encarga de llevar a cabo la gestión de documentos en el MINEDU. Actualmente se ha identificado que este sistema presenta dificultades, respecto al proceso de atención de tramite documentario, entre ellos se encuentran los subprocesos de la emisión y derivación de documentos, esto debido a que la institución carece de la implementación de diversos servicios digitales, entre ellos se encuentra el componente de firma digital, el cual permite mejorar de gran manera el proceso de atención de documentos, asimismo el MINEDU carece del servicio de Intermediación electrónica, el cual permite mejorar el tiempo de notificación de respuesta de documentos al ciudadano. Con la integración de los servicios digitales mencionados, el MINEDU podrá generar documentos digitales con validez legal, es por ello que surge la necesidad de realizar la implementación de estos servicios digitales, puesto que con ello se logrará mejorar el proceso de gestión documental en el Ministerio de Educación del Perú. Es por ello que para el desarrollo de la presente tesis se ha realizado una extensa investigación, esto con la finalidad de identificar las necesidades de esta problemática. Después de haber realizado el levantamiento de información y habernos reunido con los especialistas de la Oficina de Atención al Ciudadano (OACIGIED), se obtuvo como resultado que efectivamente hay una gran necesidad de optimizar el proceso de gestión documental.

The Ministry of Education (MINEDU) is the governing body of national education policies and exercises its leadership through intergovernmental coordination and articulation with Regional and Local Governments, promoting mechanisms for dialogue and participation. The MINEDU aims to generate and promote educational opportunities of excellent quality, to identify that students and educational institutions achieve adequate and high quality learning. For this, it relies on its different addresses, units and offices, including the Office of Information Technology, which is responsible for providing the correct and evolutionary support of the different information systems, as well as the development of new information systems. . Among them is the document management system, which is responsible for carrying out document management in the MINEDU. Currently it has been identified that this system presents difficulties, regarding the process of attention of the documentary process, among them are the subprocesses of issuance and derivation of documents, this due to the institution lacks the implementation of various digital services, among them is The digital signature component, which allows to greatly improve the process of document care, the MINEDU lacks the electronic intermediation service, which allows to improve the time of notification of response of documents to the citizen. With the integration of the affected digital services, the MINEDU will be able to generate digital documents with legal validity, that is why the need arises to carry out the implementation of these digital services, since this improves the document management process in the Ministry of Education of Peru. That is why an extensive investigation has been carried out for the development of this thesis, with the determination to identify the needs of this problem. After having carried out the gathering of information and having met with the specialists of the Office of Citizen Attention (OACIGIED), it was obtained as a result that there is indeed a great need to improve the document management process. That is why an extensive investigation has been carried out for the development of this thesis, in order to identify the needs of this problem. After having carried out the gathering of information and having met with the specialists of the Office of Citizen Attention (OACIGIED), it was obtained as a result that there is indeed a great need to optimize the document management process.