Implementación de un sistema informático de gestión documental para mejorar el Área del Archivo General de la Universidad Nacional del Callao

Abstract

El presente trabajo de investigación tuvo como objetivo, Implementar un Sistema Informático de Gestión Documental para mejorar el Área del Archivo General de la Universidad Nacional del Callao, 2018. La metodología empleada fue de Diseño Experimental - Cuasi-Experimental, Tipo Aplicada, Nivel explicativo y Enfoque Cuantitativo, por lo que se busca dar solución al problema, se utiliza una evaluación pre test y post test realizando un sistema información. La población fue de 150 documentos gestionados por semana en un mes, siendo la muestra de 49 de ellas que se evaluaron en una semana que sirvieron para evaluar los indicadores: tiempo promedio de búsqueda de documentos, porcentaje de localización de documentos y nivel de servicio. En la evaluación pre test, se tuvo como resultado 11,5 minutos de tiempo promedio y un porcentaje de documentos localizados 42% al implementarse el sistema informático para optimar el tiempo promedio se hizo el post test resultando 0,45 minutos y un 85 % de porcentajes de documentos localizados como también se observa un incremento de 44% a un 88% en el nivel de servicio. Se dio a conocer con los resultados obtenidos que el sistema informático que disminuye el tiempo promedio de búsqueda de documentos, aumenta los porcentajes de documentos localizados y mejora el nivel de servicio.

The objective of this research work was to Implement a Computerized Document Management System to improve the General Archive Area of the National University of Callao, 2018. The methodology used was Experimental Design - Quasi-Experimental, Applied Type, Explanatory Level and Quantitative Approach, so it seeks to solve the problem, a pre-test and post-test evaluation using an information system is used. The population was 150 documents managed per week in a month, being the sample of 49 of them that were evaluated in a week that served to evaluate the indicators: average time of document search, percentage of location of documents and level of service. In the pre-test evaluation, the result was 11.5 minutes of average time and a percentage of documents located 42% when the computer system was implemented to optimize the average time the post test was done resulting in 0.45 minutes and 85% of Percentages of documents located as well as an increase of 44% to 88% in the service level. It was made known with the results obtained that the computer system that decreases the average document search time, increases the percentages of documents located and improves the level of service.